Standaard worden de PortalTalk systeem emailberichten, zoals de uitnodigingen, verzonden middels het SendGrid transactional email systeem (PortalTalk internal mail). In de praktijk is gebleken dat deze methode incidentele haperingen vertoont en emailberichten in de spam folder of geheel niet worden ontvangen.
In geval van een dergelijke hapering, moet de beheerder een uitgenodigde externe gebruiker defitief verwijderen vanuit de AAD. Door de eerstvolgende PortalTalk/AAD synchronisatie wordt de externe gebruiker dan automatisch eveneens vanuit PortalTalk verwijderd. De externe gebruiker moet dan geheel opnieuw worden uitgenodigd.
Daarom is sinds PortalTalk versie 1.10 de mogelijkheid geboden om van de SendGrid methode (PortalTalk internal mail) te wisselen naar de Microsoft Graph API methode (MsGraph).
Met deze methode worden de systeem emailberichten verstuurd vanuit een organisatie Exchange mailbox. De eerder ondervonden haperingen zijn hiermee verleden tijd en bovendien komt de mail niet meer in de spam map van de ontvangers, maar gewoon in de inbox. Bovendien vindt de uitnodigende teameigenaar een exemplaar van de uitnodigings-email terug in zijn Exchange Verzonden items map.
QS solutions adviseert om te wisselen naar de MS Graph API methode. Hiervoor moet een organisatiemailadres beschikbaar worden gemaakt wat de systeemberichten zal gaan uitzenden. De hiervoor gebruikte account moet een Office 365 Admin zijn met een Exchange Online licentie.
Het emailadres moet worden ingevuld in de algemene instelling van PortalTalk 365, tabblad 'Uitnodigen', veld 'Office 365 mailadres voor het verzenden van de geautomatiseerde PortalTalk mailberichten' (http://manuals.qssolutions.nl/HandleidingPortalTalkAdminPanel/SitePages/Het PortalTalk 365 applicatiebeheer paneel.aspx).
De uitnodigings-emailberichten worden verzonden vanuit de mailaccount van de uitnodigende teameigenaar.
De geautomatiseerde overige systeemberichten, zoals aankondiging van ophanden periode toegangscontrole worden verzonden vanuit de in de instellingen ingevulde mailaccount.
Indien een admin account hiervoor wordt gebruikt, kan de weer te geven afzendernaam worden aangepast naar bijvoorbeeld 'Portaal Systeembericht'.