Sinds de eerste versie van PortalTalk worden standaard de PortalTalk systeem emailberichten, zoals de uitnodigingen, verzonden middels het SendGrid transactional email systeem.
In de praktijk is gebleken dat deze methode incidentele haperingen vertoont en emailberichten regelmatig niet worden ontvangen, of in de spam folder van de geadresseerde terechtkomen.
De uitnodigende teameigenaar (voorheen "teammanager") wordt dit pas gewaar wanneer hij hiervan op de hoogte wordt gesteld door de geadresseerde.
De link in de uitnodigingsemail is een maand geldig, dus indien de geadresseerde niet binnen die termijn erachter komt dat de uitnodigingsemail in zijn spam folder verkeert, is de mogelijkheid om in te loggen alweer voorbij en moet de teameigenaar een nieuwe uitnodiging sturen.
Een uiterst gebruiksonvriendelijke situatie.
MS Graph IPA methode (MsGraph)
Om deze instabiliteit op te lossen, wordt sinds PortalTalk versie 1.10 de Microsoft Graph API methode geboden, met het uitdrukkelijke advies om op deze methode over te stappen.
Afgezien van een aanzienlijke verbetering in stabiliteit, zijn twee belangrijke voordelen van de Microsoft Graph API methode:
- De uitnodigingsemail belandt niet langer in de spam folder van de geadresseerde.
- De uitnodigende teameigenaar ziet zijn uitnodigingsemailberichten terug in zijn eigen Outlook Verzonden items map. Dus geen onduidelijkheid meer of de uitnodigingsemail daadwerkelijk is verzonden en wat de tekstuele inhoud is van dit bericht.
MS Graph IPA methode instellen
- Ga naar de algemene Instellingen pagina * van PortalTalk applicatiebeheer en selecteer het tabblad Uitnodigen.
- Selecteer bij Uitnodigingstype voor externe gebruikers de optie MsGraph.
- Selecteer bij Mail wordt afgehandeld door de optie Exchange online mailbox.
- Vul het emailadres in van de account welke de systeemberichten zal gaan uitzenden, in het veld Office 365 mailadres voor het verzenden van de geautomatiseerde PortalTalk mailberichten.
Hiervoor moet een organisatiemailadres beschikbaar worden gemaakt. De hiervoor gebruikte account moet een Office 365 Admin zijn met een Exchange Online licentie.
Als weer te geven email-afzendernaam zou dan in plaats van 'Administrator' een gebruiksvriendelijke naam kunnen worden toegepast, bijvoorbeeld 'Portaal Systeembericht'.