Doel
Deze handleiding beschrijft het beheer van de ondernemingskalenders in Microsoft Project Server.
In Project Server is standaard een ondernemingskalender aanwezig, waarmee projectplanningen en beschikbaarheid van resources berekend worden. Deze kalender kan worden aangepast om daarin te verwerken op welke dagen en tijden er wel of niet gewerkt wordt.
Het is mogelijk om met meerdere ondernemingskalenders te werken, bijv. als een deel van de organisatie gevestigd is in een ander land met andere nationale feestdagen of als er bijv. specifieke werkzaamheden in het weekend of buiten kantooruren uitgevoerd moeten kunnen worden.
Gebruik van Ondernemingskalenders
Ondernemingskalenders kunnen worden gekoppeld aan:
- Resources t.b.v. het managen van de beschikbaarheid;
- Projecten t.b.v. het instellen van specifieke werktijden voor het gehele project, indien afwijkend van de standaard kalender;
- Taken t.b.v. het instellen van specifieke werktijden voor uitvoering van bepaalde taken. Hiervoor dient, op taakniveau bij het toewijzen van resources, te worden ingesteld dat de resourcekalender moet worden genegeerd bij het plannen.
Werkwijze
Navigeer naar Ondernemingskalenders
- Navigeer in Internet Explorer naar https://projects.mumc.nl/pwa.
De PWA Start pagina verschijnt:
- Kies het tabblad Projecten
De projectenlijst wordt getoond.
- Navigeer naar de PWA-instellingen via het icoontje
rechts bovenin de browser header.
De PWA-instellingen worden getoond:
- Onder Ondernemingsgegevens, klik op Ondernemingskalenders.
Het scherm Ondernemingskalenders wordt getoond:
Beschikbare opties
De volgende opties zijn beschikbaar:
Nieuwe Kalender
Gebruik deze optie om een nieuwe ondernemingskalender te definiëren.
Vervolgens wordt MSP gestart om de kalender verder te definiëren.
- Geef de kalender een (duidelijk herkenbare en unieke) naam;
Voor het instellen van de kalender: lees verder onder het kopje “Ondernemingskalender instellen / aanpassen”.
Kalender Bewerken
Gebruik deze optie om een bestaande ondernemingskalender te wijzigen.
- Selecteer de te wijzigen kalender;
- Klik op Bewerken;
Vervolgens wordt MSP gestart. In MSP wordt de kalender aangepast. - Voor het aanpassen van de kalender: lees verder onder het kopje “Ondernemingskalender instellen / aanpassen” op de volgende pagina.
Kalender Kopiëren
Gebruik deze optie om een bestaande ondernemingskalender te kopiëren. De gekopieerde kalender bevat dezelfde instellingen als het origineel, maar moet een unieke naam krijgen, waarna de instellingen aangepast kunnen worden.
- Voor het aanpassen van de kalender: lees verder onder het kopje “Ondernemingskalender instellen / aanpassen” op de volgende pagina.
Kalender Verwijderen
Gebruik deze optie om een bestaande ondernemingskalender te verwijderen. Dit is alleen mogelijk indien de kalender niet in gebruik is.
Meldingen indien kalender in gebruik is bij projecten:
Meldingen indien kalender in gebruik is bij resources:
Tips:
- De in de ondernemingskalenders ingestelde werktijden en niet-werkbare dagen worden overgenomen in de hieraan gekoppelde resources, projecten en taken.
- Wijzigingen in ondernemingskalenders worden automatisch doorgevoerd in de gekoppelde resources, projecten en taken, zodra ze worden geopend of geraadpleegd.
- Indien een kalender niet verwijderd kan worden, hernoem deze dan zodat duidelijk is dat de kalender niet meer gebruikt moet worden.
Beperk zoveel als mogelijk het aantal ondernemingskalenders. Probeer logische kalenders te definiëren, bijvoorbeeld per land (met specifieke feestdagen) of t.b.v. uit te voeren werkzaamheden buiten standaard kantoortijden (weekendkalender of 24 uur 7 dagen per week).
Ondernemingskalender instellen / aanpassen
Nadat in PWA is gekozen voor het bewerken van een bestaande of het definiëren van een nieuwe ondernemingskalender, wordt die kalender automatisch uitgecheckt en geopend in MS Project Professional:
Vanuit dit scherm kunnen bij een kalender standaard werktijden en niet-werkbare dagen worden vastgelegd. Dit gebeurt op de tabbladen Uitzonderingen en Werkweken links onderin het scherm, en de knoppen Details en Verwijderen aan de rechterkant van de tabbladen met regels.
Zie procedure “Project Server – Bijwerken rooster” vanaf het tabblad “Uitzonderingen” voor de verdere uitleg.
Tips:
Wijzigingen in ondernemingskalenders, net als andere wijzigingen in de Project Server configuratie, worden pas actief in MS Project Professional wanneer de applicatie afgesloten en opnieuw gestart wordt.