De inhoud van een digitaal dossier kan veel informatie bevatten over een persoon. Om een goede administratie bij te kunnen houden, moet een organisatie bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Maar organisaties mogen die gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten waar organisaties zich aan moeten houden. Bijvoorbeeld op grond van belastingwetgeving.
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit kennis artikel toont stap voor stap hoe je een Power Automate werkstroom aanmaakt om dagelijks de documenten binnen een SharePoint bilbiotheek te verwijderen welke een jaar of langer geleden zijn opgeslagen.

• Selecteer Power Automate in het Apps menu.

Power Automate wordt geopend:

• Selecteer de optie My flows > +New flow > Scheduled Cloud Flow

• Flow name = Typ de naam voor de werkstroom, bijvoorbeeld 'Documenten verwijderen 365 dagen na aanmaakdatum'.
• Run this flow Starting = Selecteer een start datum en tijdstip.
• Repeat every = Selecteer de frequentie waarmee de werkstroom moet worden uitgevoerd.

• Klik op Create.

De eerste flow-step (de flow-trigger) wordt aangemaakt. Het is een flow-step van het type Recurrence:

 

• Klik op de step Recurrence en vouw het venster uit om meer opties zichtbaar te maken, door in het venster te klikken:

• Time zone = Selecteer de tijdzone waarbinnen de werkstroom start- en uitvoerings-tijden worden gespecificeerd.
• At these hours = Vul in op welk uur van de dag de werkstroom moet worden uitgevoerd.
• At these minutes = Vul in op welk tijdstip binnen het gekozen uur de werkstroom moet worden uitgevoerd.
  
   
• Klik op New step.

• Choose an operation: Selecteer de actie Built in > Date Time > Get past time
   

In de flow-step Get past time kun je aangeven hoever de werkstroom in het verleden moet verifiëren of de actie (documentverwijdering) moet worden uitgevoerd.
Met de Get past time step kunnen dus de documenten worden geïdentificeerd welke langer dan een jaar geleden zijn aangemaakt c.q. ge-upload.

• Interval = 12
• Time unit = Month

Alle documenten binnen een specifieke documentbibliotheek en welke een jaar of langer gelden zijn opgeslagen, moeten worden geïdentificeerd.
In dit voorbeeld betreft het een documentbibliotheek met de naam 'Retentie voorbeeld' binnen de SharePoint site https://qsdemo365.sharepoint.com/sites/VanDerWiel/.
Om de juiste documenten te identificeren moeten de aanmaakdatum van de documenten worden geverifieerd.
 

 

• Klik op New step

• Choose an operation: De gewenste actie - het identificeren van de juiste documenten - is een SharePoint actie.
• Search connectors and actions = Typ de naam van de gewenste connector: “SharePoint”.

Zodra je begint te typen, wordt SharePoint als connector getoond.

• Selecteer de connector SharePoint.

Nu worden de beschikbare SharePoint acties getoond:

• Selecteer de actie Get files (properties only).
  De documenten zelf hoeven niet te worden geverifieerd, maar uitsluitend de document-eigenschappen, waaronder dus de aanmaakdatum.

 

• Site Address: Begin de naam te typen van de SharePoint site waarbinnen de documenten zich bevinden.
  In het voorbeeld van dit artikel dus ‘Van der Wiel’.

• Selecteer de site wanneer hij wordt getoond in de selectielijst.

 

 

• Library Name: selecteer de betreffende documentbibliotheek
  In het voorbeeld van dit artikel dus  'Retentie voorbeeld'.

• Klik op Show advanced options.

• Filter Query: Hier moet de filter conditie worden gespecificeerd waarmee de document-eigenschappen worden opgehaald van uitsluitend de documenten welke een jaar of langer geleden zijn opgeslagen of ge-upload.
  Hier moet duidelijk worden gemaakt dat het de documenten betreft waarvan de aanmaak- c.q. upload-datum kleiner is dan of gelijk is aan de datum in het verleden welke wordt berekend door de Get past time flow- step.
   

De relevante document-eigenschap = Created
Kleiner dan of gelijk aan (less than or equal to) = le
De door de Get past time flow-step berekende periode = Past time

• Typ de tekst Created le en selecteer de dynamic content Past time.
  De waarde Past time kan worden geselecteerd door te klikken op de optie Add dynamic content en moet vervolgens tussen enkele aanhalingstekens worden geplaatst.

 

 

• Klik op New step.

De verwijder actie moet worden toegepast op alle documenten welke zijn geïdentificeerd als zijnde een jaar of langer geleden aangemaakt c.q. ge-upload.

• Selecteer de actie Built-in > Control > Apply to each.

Select an output from previous steps

De actie moet worden uitgevoerd op de lijst van positief geïdentificeerde items.

• Klik op de optie Add dynamic content om de dynamic content selectielijst te openen.
• Selecteer de optie Value - List of items.

• Klik op Add an action.

• Choose an operation: De gewenste actie - het verwijderen van een document - is een SharePoint actie.
• Search connectors and actions = Typ de naam van de gewenste connector: “SharePoint”.

Zodra je begint te typen, wordt SharePoint als connector getoond.

• Selecteer de connector SharePoint.

 

 

Nu worden de beschikbare SharePoint acties getoond.

• Selecteer de actie Delete file.

De actie Delete file moet worden toegepast op de documenten die aanwezig zijn binnen een specifieke SharePoint site én tevens overeenkomen met de reeks van geïdentificeerde items.

• Site Address: Begin de naam te typen van de SP site ‘Van der Wiel’.
• Selecteer de site wanneer hij wordt getoond in de selectielijst.

• File Identifier: Klik in het veld om een lijst te verkrijgen van de document-eigenschappen.
  Een document-eigenschap binnen de reeks van geïdentificeerde items moet nu worden geselecteerd waarmee de te verwijderen documenten eenduidig worden herkend.
•  Selecteer de document-eigenschap Identifier – Value that can be used in file related actions for selecting a file.

 

• Klik op Save om de geconfigureerde werkstroom op te slaan.​​​​​

De optie Test wordt dan actief.

• Klik op Test om de werkstroom te draaien.

• Selecteer Manually.
• Klik weer op Test.

Klik op Run flow.

Een melding verschijnt dat de flow is gestart:

• Klik op Done.

Bovenin het scherm wordt bevestigd dat de flow succesvol heeft gelopen: