Als een gebruiker de laatste versie van een Office bestand niet kan openen vanuit SharePoint of OneDrive, is de meest waarschijnlijke reden een corrupt geraakte lokale versie van dat bestand in de Office Document cache.
Een gecacht document kan beschadigd raken doordat het caching proces vroegtijdig is afgebroken, mogelijk door abrupte onderbreking van internet connectie.
Iedere keer wanneer de gebruiker het document vanuit SharePoint opent, checkt de Office applicatie of er wellicht een gecachte eerdere versie van dat bestand lokaal beschikbaar is.
Het gecachte document wordt geopend en direct daarop worden mogelijke afwijkingen met de online-versie van het document in SharePoint gesynchroniseerd.
Indien zich haperingen voordoen in dit geautomatiseerde synchronisatieproces, verschijnt een gele statusbalk met een waarschuwing (‘Vernieuwen wordt aanbevolen’) en diverse mogelijkheden om het probleem op te lossen.
Indien het lokale cache document echter beschadigd is, kan het voorkomen dat het zich niet laat synchroniseren.
Door deze situatie wordt het de gebruiker onmogelijk gemaakt om de laatste versie van het document ‘vers’ vanuit SharePoint te openen.
Microsoft 365 geeft dit soort documenten weer in de ‘Files needing attention’ lijst en hier kan de gebruiker zo’n gecacht document verwijderen.
- Open de client applicatie.
- Klik op File> Open
- Selecteer, in het linker navigatiepaneel, de optie ‘Files Needing Attention’ om de betreffende documenten in het rechter deel van het scherm te verkrijgen.
- Doe een rechtse muisklik op het probleem-document en selecteer de optie ‘Discard Local Version’.
Het komt voor dat, om onbekende reden, de ‘Files Needed Attention’ optie niet wordt getoond terwijl er aanwijsbaar corrupt geraakte bestanden in de cache aanwezig zijn.
In dat geval kan de gebruiker de gehele Office Document cache in één keer legen.
Dit gaat als volgt:
- Open de client applicatie.
- Klik op File> Options
- Selecteer het tabblad Save.
- Scroll naar de Cache Settings en klik op de optie ‘Delete cached files’.
Het openen van documenten vanuit SharePoint Online gaat dan minder snel, maar de cache-gerelateerde synchronisatieproblemen doen zich niet weer voor.
Aanvullende online support artikelen van Microsoft:
'Veelvoorkomende cocreatiefouten oplossen' (https://support.microsoft.com/nl-nl/office/veelvoorkomende-cocreatiefouten-oplossen-f0a0be0c-c03f-45b2-bec0-535e5b13f691)
'Files Needing Attention FAQ' (https://support.microsoft.com/en-us/topic/files-needing-attention-faq-5c944ab8-1dd5-44f3-9dc6-9cd35846f8ab)