De combinatie van Ondernemingsresource ó Gebruiker-account wijzigen

• Het instellen van de beschikbaarheid einddatum van de oude ondernemingsresource
• Het resterende werk van de oude ondernemingsresource op nul zetten
• De gebruiker account loskoppelen van de oude ondernemingsresource
• De nieuwe ondernemingsresource aanmaken
• De gebruiker account koppelen aan de nieuwe ondernemingsresource
• De oude ondernemingsresource de status Inactief geven

Aandachtspunt – een ‘dummy’ AAD account klaarzetten

De ‘oude’ ondernemingsresource moet worden afgesloten. Dat wil zeggen dat hij niet meer zal worden ingepland en zijn beschikbaarheid nul procent is.
De resterende functie van de oude ondernemingsresource is om de geregistreerde historie te behouden van de taaktoewijzingen met de daarmee gemoeide geplande en werkelijke werk en kosten.
Verwijderen van de oude ondernemingsresource wordt uitdrukkelijk afgeraden. Bij verwijdering van een ondernemingsresource wordt de ondernemingsresource binnen ieder individueel project, waarin hij is toegewezen, vervangen door een lokale resource. De historie van de verwijderde ondernemingsresource wordt derhalve opgesplitst over evenzoveel lokale resources als het aantal projecten waarop de verwijderde ondernemingsresource was ingepland. 
De beschikbaarheid einddatum moet bij de oude resource worden ingevuld om te voorkomen dat de oude resource onbedoeld toch nog wordt ingepland.
Van alle taaktoewijzingen aan de oude resource moet het resterende werk op nul worden gezet.

Bij de oude resource moet de gebruiker account worden verwijderd om vervolgens deze account te koppelen aan de nieuwe resource.
Hier dient zich een probleem aan.
Het is mogelijk om bij de oude ondernemingsresource, de gebruiker account vanuit het veld Aanmeldingsaccount voor gebruiker te verwijderen, maar het is niet toegestaan om de oude ondernemingsresource met het lege veld op te slaan.
Een melding verschijnt dat het veld moet worden ingevuld:


Om het Aanmeldingsaccount voor gebruiker niet leeg te laten, moet een gebruiker account worden ingevuld die vooraf speciaal hiervoor is aangemaakt in de AAD. Deze account behoeft geen enkele licentie en is in feite een ‘dummy’ account.

Indien de naam van de gebruiker bijvoorbeeld Brighton Early is, kan een ‘dummy’ AAD account worden aangemaakt met bijvoorbeeld de naam Brighton Early HISTORIE.

De oude ondernemingsresource blijft dus bestaan met de account en weergavenaam Brighton Early HISTORIE.

Einddatum beschikbaarheid van de oude resource

Vul de beschikbaarheid einddatum in bij de oude ondernemingsresource om te voorkomen dat deze toch nog wordt ingepland:

Resterend werk oude ondernemingsresource

Van alle taaktoewijzingen aan de oude ondernemingsresource moet het resterende werk op nul worden gezet, of wellicht worden overgeheveld naar een andere resource (Resource Vervangen).

Indien een ondernemingsresource met resterend werk op Inactief wordt gezet, wordt dit in ieder betrokken project kenbaar gemaakt zodra deze wordt geopend in MS Project, met de melding Dit project bevat niet-actieve ondernemingsresources met resterend werk:

De gebruiker-account ontkoppelen

Sla de oude ondernemingsresource op.

De nieuwe resource aanmaken

Maak een nieuwe ondernemingsresource aan en koppel daaraan de nu vrijgekomen gebruikeraccount – in dit voorbeeld Brighton Early.
Stel de eerste datum van beschikbaarheid in op de dag dat de nieuwe functie of het nieuwe dienstverband van de gebruiker ingaat.

De oude resource op Inactief zetten

Geef de oude resrouce de status Inactief om deze resource eenvoudig te kunnen onderscheiden in-, of wegfilteren uit resource weergaven.