Een Microsoft Formulier kan worden gebruikt om informatie te verzamelen vanuit de organisatie, bijvoorbeeld in de vorm van een enquête.
De respons op zo'n formulier wordt standaard aan de formulier-eigenaar terug gemeld, waarbij de eigenaar voor iedere reactie een email notificatie kan ontvangen.
Wanneer zo'n formulier het eigendom is van een Office 365 groep (een groepsformulier), dan is het wenselijk dat de email notificaties worden ontvangen in de gezamenlijke mailbox van de betreffende groep.
Om deze email notificaties te ontvangen, moeten specifieke instellingen worden gedaan in zowel de groep als het formulier.
Instellingen in het groepsformulier:
- Open Microsoft Forms en zoek het betreffende formulier op, op de tab Groepsformulieren.
- Klik op het groepsformulier om deze te openen.
- Klik op de Instellingen menu-knop rechts bovenin de pagina.
- Selecteer de optie Instellingen.
Het Instellingen paneel wordt geopend aan de rechterkant van het scherm.
- Activeer de optie E-mailmelding ontvangen voor elk antwoord.
Instellingen binnen de Office 365 groep:
- Open Outlook en navigeer naar de betreffende Office 365 groep.
- Klik op de titel van de groep om de groep te openen.
- Klik op Bewerken.
- Activeer de optie Toestaan dat personen buiten de organisatie e-mail verzenden naar de groep.
- Activeer de optie Alle groepsgebeurtenissen en -gesprekken verzenden naar het Postvak In van leden. Als ze willen, kunnen ze later stoppen met het volgen van deze groep.
- Klik op Opslaan.
Nu wordt voor iedere respons op het groepsformulier een email notificatie ontvangen in de groeps email box.
